DMS
Aplicația de Document Management pentru companii care vor o gestionare modernă a documentelor
Contactează-ne
Un sistem de management al documentelor conceput pentru organizații care gestionează volume mari de informații și au nevoie de trasabilitate, securitate și fluxuri clare de aprobare, fără birocrație și fără hârtie.
DMS Sostenia este o aplicație de tip Document Management System care sprijină companiile să digitalizeze, să organizeze și să controleze documentele interne într-o platformă unică, sigură și ușor de utilizat.
Digitalizarea documentelor nu înseamnă doar eliminarea hârtiei, ci crearea unor procese clare, rapide și transparente.
Ce înseamnă DMS?
Document Management System este un sistem software care permite stocarea, organizarea, versionarea, aprobarea și arhivarea documentelor într-un mod centralizat și controlat.
Prin utilizarea unei astfel de aplicații:
toate documentele sunt păstrate într-un singur loc
accesul este controlat pe roluri și drepturi
fluxurile de aprobare sunt automatizate
istoricul documentelor este complet trasabil
riscul pierderii sau utilizării unor versiuni greșite este eliminat
Principalele funcționalități ale unei aplicații de management al documentelor
Centralizarea documentelor
Toate fișierele firmei într-o singură platformă, indiferent de format.
Căutare avansată
Identificarea rapidă a documentelor prin cuvinte cheie și filtre multiple.
Fluxuri de aprobare
Definirea și automatizarea proceselor de verificare și aprobare
Clasificare și structurare logică
Organizarea documentelor pe categorii, tipuri și metadate.
Versionare documente
Gestionarea automată a versiunilor și evitarea fișierelor neactualizate.
Control acces și trasabilitate
Drepturi diferențiate pe roluri și istoric complet al acțiunilor.
Vrei să digitalizezi documentele companiei și să eficientizezi fluxul de lucru?
Află cum soluția dezvoltată de Sostenia te poate ajuta să obții asta simplu și rapid!
Ce avantaje oferă sistemul DMS?
Autorizarea documentelor și alocarea rolurilor-cheie
Asiguri un control clar asupra modului în care documentele sunt verificate și aprobate.
- Alocarea rolurilor de verificator și aprobator
- Vizualizarea documentelor aflate în așteptare
- Statusuri clare: verificare, aprobare, confirmare termen
- Notificări automate către responsabili
- Feedback direct pe document, din aplicație sau din email
Managementul eficient al documentelor
Clasifică și structurează logic documentele pentru a putea fi gestionate cât mai simplu, economisind timp valoros.
- Căutare rapidă prin cuvinte cheie
- Filtrare după număr, denumire sau dată
- Suport pentru multiple formate: PDF, Word, Excel, video, JPG
- Controlul versiunilor și publicarea documentelor actualizate
Crește productivitatea echipelor de lucru
Toate documentele sunt centralizate și ușor de accesat de către echipele tale.
- Partajare rapidă a documentelor
- Istoric complet al documentului (creare, modificare, abrogare)
- Relații între documente (înlocuire, completare, abrogare)
- Notificări automate trimise direct din sistem
- Descărcare locală, atunci când este necesar
Cum funcționează DMS Sostenia?
Aplicația este concepută pentru a fi utilizată simplu și intuitiv, indiferent de departament.
1
Încărcarea documentului în sistem
Documentul este încărcat în aplicație, indiferent de format (PDF, Word, Excel etc.).
2
Clasificarea și definirea tipului de document
Se stabilește categoria documentului (contract, procedură, document intern etc.).
3
Declanșarea automată a fluxului (trigger)
În funcție de tipul documentului, sistemul inițiază automat fluxul corect.
4
Alocarea responsabililor și a rolurilor
Sistemul direcționează documentul către verificatori și aprobatori
5
Notificarea automată a persoanelor implicate
Responsabilii sunt informați automat prin email sau notificări din aplicație.
6
Verificare, aprobare și feedback
Documentul este verificat, aprobat sau returnat cu observații, direct din aplicație sau din email.
7
Publicare sau arhivare controlată
ocumentul este publicat pentru utilizatorii autorizați sau arhivat conform regulilor interne.
8
Monitorizare și trasabilitate completă
Istoric complet al documentului, termene de valabilitate și audit trail.
Pentru ce domenii este util softul DMS?
Aplicația este utilă pentru companii din multiple industrii:
Industrie și producție
Proceduri, instrucțiuni, documentație tehnică
Retail și distribuție
Contracte, politici interne, documente comerciale
Servicii și consultanță
Documente interne, politici, contracte
Companii mari și holdinguri
Control și trasabilitate la nivel de grup
Organizații reglementate
Audit, ISO, politici interne
Contactează-ne pentru o aplicație potrivită business-ului tău!
Fiecare companie are propriile fluxuri și reguli interne.
Aplicația dezvoltată de Sostenia este o soluție flexibilă, care se adaptează modului tău de lucru.
Întrebări frecvente
Elimină haosul documentelor împrăștiate, reduce schimbul de emailuri, previne utilizarea unor versiuni greșite și asigură controlul accesului și trasabilitatea completă.
Prin automatizarea fluxurilor de aprobare, centralizarea documentelor și notificări automate, procesele devin mai rapide, mai clare și mai ușor de controlat.
Procesul începe cu o analiză a fluxurilor existente, urmată de configurarea aplicației, integrarea cu alte sisteme și instruirea utilizatorilor.
Abonează-te la newsletter și primești lunar insight-uri, studii de caz și soluții practice pentru digitalizarea afacerii tale.
