Tot mai multe companii profitabile în documente ajung în blocaje financiare din cauza gestionarii greşite a resurselor disponibile în conturi. Pentru ca organizaţiile să identifice rapid scurgerile invizibile de capital, să urgenteze încasările şi să menţină un echilibru sănătos între obligaţiile de plată curente şi sumele intrate e nevoie de o strategie de eficientizare a cashflow -ului.
Când aplicaţiile sunt folosite fragmentat într-o companie (depozit, achiziţii, contabilitate, vânzări), iar angajaţii sunt nevoiţi să transfere datele manual sau prin fişiere Excel separate apar blocaje care afectează grav fluxul de numerar.
De exemplu dacă echipa de vânzări încheie un contract pe data de 5 ale lunii, dar notificarea de finalizare ajunge la departamentul financiar după 10 zile, pe hârtie sau prin email, factura se va emite efectiv pe 17 ale lunii, poate cu termen de plată de 30 de zile. În acest caz, deşi vânzarea a avut loc pe 5 ale lunii, banii vor intra în cont abia pe 17 luna următoare; deci un decalaj de 42 de zile, timp în care compania trebuie să achite salariile şi furnizorii din propriile rezerve.
Ce înseamnă cashflow?
Acest termen se referă la totalitatea intrărilor şi ieşirilor de numerar dintr-o companie într-o anumită perioadă de timp. Un cash flow sănătos asigură lichiditatea necesară companiei pentru acoperirea obligaţiilor curente, de la salarii şi furnizori, până la taxe şi investiţii urgente.
Ce rol joacă într-un business?
Am văzut ce este cash flow, dar iată ce rol important are şi cât de tare influenţează capacitatea operaţională a unui business:
- permite achitarea la timp a datoriilor
- ajută la luarea unor decizii strategice
- oferă putere de negociere în relaţia cu furnizorii şi banca
- protejează compania împotriva riscurilor
Cum pierd companiile bani din cauza proceselor fragmentate?
Când sistemele soft nu comunică între ele, apar erori umane şi întârzieri.
- un sistem neintegrat CRM vs ERP duce la întârzieri în emiterea facturilor, facturi uitate sau greșite, la plăţi întârziate de la clienţi şi în final la blocaj temporar de lichiditate
- un flux de aprobare manual pe hârtie duce la timp pierdut între departamente. Astfel se depăşesc termenele de plată către furnizori şi apar penalităţi sau se pot pierde discounturile comerciale.
- informaţiile împrăştiate în fişiere separate determină lipsa vizibilităţii în timp real. Asta duce la previziuni financiare inexacte şi decizii de investiţii eronate bazate pe fonduri indisponibile.
Tipuri de cashflow
Există trei mari categorii de cashflow, fiecare având o anumită specificitate din punct de vedere al dinamicii financiare. Dacă o companie are bani în cont însă aceştia provin dintr-un credit de urgenţă şi nu din activitatea comercială propriu-zisă ori dacă plăţile nu au fost efectuate încă, acea companie poate lua decizii strategie eronate, riscante.
De aceea, delimitarea celor trei tipuri de cashflow arată imediat dacă modelul operaţional e sustenabil, dacă firma investeşte în viitorul ei şi dacă datoriile sunt gestionate corect.
Operaţional
Se referă la toate încasările şi plăţile generate din activitatea de bază a companiei, cum ar fi vânzări de servicii şi bunuri, plăți către furnizori, salarii şi utilităţi. Când fluxul operaţional este pozitiv înseamnă că acea afacere e capabilă să se auto-susţină.
Investițional
Include tranzacţiile legate de activele pe termen lung cum ar fi achiziţia sau vânzarea unor echipamente, proprietăţi, titluri de valoare sau dezvoltarea unor tehnologii. În perioadele de creştere, acest flux are de obicei valori negative.
De finanţare
Include totalitatea mişcărilor de capital dintre companie, proprietari şi creditori. Aici intră creditele bancare, rambursarea împrumuturilor, emisiuni de acţiuni, plata dividendelor către acţionari.
Clasificare
În funcţie de soldul obţinut după încheierea unei perioade de analiză, fluxul de numerar poate fi pozitiv sau negativ.
Pozitiv
Acest tip de cashflow apare când sumele intrate în conturi depăşesc totalul plăţilor efectuate. Atunci compania se bucură de stabilitate, lichiditate şi poate reinvesti capitalul fără să se împrumute din surse externe.
Negativ
Când plăţile depăşesc încasările efective într-o anumită perioadă fluxul de numerar este negativ, iar asta poate duce la incapacitate de plată, chiar dacă uneori pe hârtie firma apare cu vânzări mari şi profit contabil.
Model de cash flow
Ca să înţelegem structura unui model de cash flow, vom lua exemplul unei companii de distribuţie cu o cifră de afaceri lunară medie.
- Sold iniţial (pe data de 1 ale lunii): 50.000 lei
- Intrări de numerar (operaţional): 120.000 (încasări de la clienţi)
- Ieşiri de numerar (operaţional):
furnizori marfă: 60.000 lei
salarii şi taxe: 30.000 lei
chirie şi utilităţi: 10.000 lei
- Ieşiri (investiţii): 15.000 lei (echipamente IT noi)
- Intrări (finanţare): 0 lei
- Flux net lunar: +5.000 lei
- Sold final în cont (la data de 31 ale lunii): 55.000 lei.
În acest mod orice firmă îşi poate monitoriza fondurile reale, evitând situaţiile în care scadența plăţilor depăşeşte disponibilităţile băneşti.
Care sunt diferenţele dintre cashflow şi profit?
Pentru gestionarea acestor două concepte este extrem de importantă diferenţierea lor.
Criteriu | Cashflow | Profit |
Risc asociat | Lipsa lui duce la faliment chiar dacă există profit. | Un profit mare poate ascunde lipsa banilor din cont. |
Obiectiv | Măsoară lichiditatea şi solvabilitatea pe termen scurt. | Măsoară rentabilitatea și performanța economică globală. |
Momentul înregistrării | La încasare sau plată. | În momentul emiterii facturilor. |
Ce reprezintă | Sume propriu-zise intrate și ieșite din conturi într-o perioadă. | Diferența contabilă dintre veniturile facturate și cheltuielile angajate. |
Cele mai bune soluţii pentru eficientizarea cash flow-ului într-o firmă
Pentru obţinerea unui flux de numerar echilibrat o companie trebuie să pună lupa pe digitalizarea şi optimizarea proceselor financiare, iar următoarele sunt cele mai bune soluţii în acest sens:
- Centralizarea datelor prin aplicații software specializate. Integrarea gestiunii, a vânzărilor şi a operaţiunilor financiare va elimina decalajele de informaţii dintre departamente.
- Automatizarea taskurilor repetitive folosind roboți automatizare procese. Tehnologiile de tip RPA pot trimite notificari de plată, pot introduce extrase şi pot gestiona ale operaţiuni cu banca pentru a reduce timpul de procesare.
- Servicii SAP pentru scalarea infrastructurii financiare și pentru un control riguros asupra capitalului de lucru în companii cu structuri sofisticate.
- Negocierea termenelor de plată pentru a evita decalajele de lichiditate.
- Politici articulate, clare, pentru recuperarea creanţelor, cu monitorizarea strictă a termenelor depăşite şi remindere automatizate.
- Integrări ERP complete cu implementare Odoo pentru a urmări în timp real scadenţele, sincronizarea stocurilor de vânzări şi generarea automată a rapoartelor de trezorerie.
Fără o monitorizare riguroasă a lichidităților un business poate exista doar în modul de supravieţuire, în confuzie şi agitaţie. Dar, înlocuirea proceselor fragmentate cu instrumente digitale şi aplicaţii dedicate aduc dintr-o dată mai multă transparență; se reduc riscurile operaţionale, iar compania e protejată în faţa unor blocaje costisitoare care pot duce chiar şi la faliment.
Doriţi să eliminaţi pierderile de timp şi bani din departamentul financiar? Contactaţi-ne pentru a afla concret cum vă puteţi optimiza vizibil activitatea prin cele mai noi soluţii de digitalizare şi automatizare.
Bibliografie
https://www.investopedia.com/terms/c/cashflow.asp
https://www.british-business-bank.co.uk/business-guidance/guidance-articles/finance/what-is-cash-flow-how-do-you-manage-it
https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/financial-management/cash-flow.shtml
https://www.financialprofessionals.org/training-resources/resources/articles/Details/understanding-the-difference-between-cash-flow-and-profit
Întrebări frecvente
Pe termen scurt, da, ar putea supravieţui din rezerve sau credite. Dar pe termen mediu şi lung, se ajunge la incapacitate de plată, penalităţi şi blocaje operaţionale grave.
Da, folosind istoricul de încasări, sezonalitatea vânzărilor, scandenţarul de plăţi şi alte instrumente. Integrările software avansate chiar permit simulări rapide de scenarii financiare pentru previzionarea resurselor pe 6 luni sau chiar 1 an.
Termenii de încasare prea lungi acordaţi clienţilor, stocurile excedentare neîncasate, scăderea bruscă a vânzărilor, procesele interne fragmentate care întârzie emiterea şi monitorizarea facturilor.
