Automatizări în Saga pentru eficientizarea proceselor contabile
În multe companii, Saga rămâne una dintre cele mai utilizate soluții pentru gestiunea contabilă. Totuși, volumul mare de documente și lipsa integrărilor native pentru procese complexe pot transforma activitățile zilnice într-o provocare.
Pentru a eficientiza fluxurile de lucru și a elimina erorile umane, Sostenia a dezvoltat o serie de roboți software integrați cu Saga, care automatizează complet activitățile repetitive din zona financiară și operațională.
1️⃣ Înregistrarea automată a facturilor de la furnizorii externi
Facturile primite de la furnizorii din afara României nu intră în sistemul e-Factura și, prin urmare, trebuiau introduse manual în Saga.
Robotul Sostenia citește automat fiecare document, fie în format PDF, fie Excel, extrage datele esențiale — număr și dată factură, valută, TVA, discounturi, cantități, prețuri — și le introduce direct în sistemul Saga.
Astfel, procesul de înregistrare a facturilor devine complet automat, reducând ore întregi de muncă manuală și eliminând riscul de eroare umană.
Beneficii principale:
Timp de procesare redus cu peste 80%
Zero erori la introducerea datelor
Flux contabil continuu, fără întreruperi
2️⃣ Introducerea automată a bonurilor de consum
În cadrul activităților de producție, fiecare bon de consum generat într-un program dedicat trebuia transferat manual în Saga.
Robotul dezvoltat de Sostenia preia automat aceste bonuri, face o corespondență între articolele din documentele de producție și articolele existente în Saga și le introduce cu cantitățile corecte în modulul de producție, pe fiecare centru de cost.
Beneficii principale:
Automatizarea completă a fluxului de la producție la contabilitate
Corelare exactă între documente și articole
Reducerea semnificativă a muncii administrative
3️⃣ Notificări automate pentru facturile ajunse la scadență
Gestionarea creanțelor devine mult mai simplă cu ajutorul robotului Sostenia integrat cu Saga.
Acesta generează automat o listă cu facturile ajunse la termen și trimite notificări personalizate către clienți, fie pe e-mail, fie prin WhatsApp, în funcție de datele de contact disponibile.
Fiecare mesaj conține informații despre soldul restant și termenul de plată, fără ca echipa să mai trimită manual notificări sau să verifice rapoarte.
Beneficii principale:
Comunicare automată și constantă cu clienții
Eliminarea completă a efortului manual
Creșterea ratei de încasare prin notificări proactive
4️⃣ Procesarea automată a extraselor de cont
Sostenia a dezvoltat un robot complet integrat cu Saga, care procesează automat extrasele de cont primite de la bănci precum BCR și Banca Transilvania.
Robotul identifică fiecare tranzacție, o corelează cu factura aferentă și validează încasările și plățile direct în Saga.
Dacă o sumă nu corespunde sau clientul nu este găsit, robotul notifică automat responsabilul de proces pentru verificare manuală.
Beneficii principale:
Reconciliere bancară automată și precisă
Intervenție umană doar în cazuri excepționale
Eliminarea erorilor și a timpilor morți
Rezultate
Prin aceste automatizări, acești clienți au reușit să:
- Reducă timpul de lucru manual cu peste 70%
- Obțină un flux contabil mai precis și mai transparent
- Eficientizeze comunicarea cu partenerii și clienții
- Concentreze echipa contabilă pe activități cu valoare adăugată
Concluzie
Automatizările dezvoltate de Sostenia pentru Saga demonstrează că nu este nevoie să schimbi sistemul pentru a obține eficiență — este suficient să îl faci mai inteligent.
Prin integrarea roboților software, procesele contabile devin mai rapide, mai sigure și complet automatizate, oferind companiilor control și vizibilitate asupra fiecărui pas din fluxul financiar.
