Din SEAP direct în Odoo și WinMentor, în maximum 3 minute
DNS Birotica a implementat, împreună cu Sostenia, un flux digital integrat care conectează SEAP, Odoo și WinMentor. Cu ajutorul roboților software, comenzile sunt preluate, analizate, validate și transferate între sisteme, fără centralizări manuale în Excel și fără reintroduceri succesive de date.
Pe scurt
Companie: DNS
Industrie: Distribuție și comerț B2B
Locație: România
Soluții utilizate: Odoo, RPA, integrare SEAP, integrare WinMentor
Flux digitalizat: SEAP → Odoo → WinMentor
Partener de implementare: Sostenia
Provocarea: un proces fragmentat și dependent de operare manuală
DNS avea nevoie de un mod mai rapid și mai clar de a gestiona comenzile atribuite prin SEAP. Procesul existent era fragmentat între e-mail, platforma SEAP, fișiere Excel și sistemele interne, ceea ce îngreuna urmărirea comenzilor și prelungea timpul necesar procesării acestora.
Lipsa unui flux integrat creștea dependența de activități manuale, riscul de eroare și posibilitatea apariției unor întârzieri în transmiterea comenzilor confirmate către gestiune și depozit.
Cum se desfășura procesul înainte de automatizare
1
notificări primite prin e-mail
2
comenzi identificate manual în SEAP
3
informații centralizate în fișiere Excel
4
date transmise către echipa comercială pentru analiză
5
informații reintroduse în sistemele interne
6
comenzi confirmate transmise către gestiune și depozit
Obiectivul proiectului: integrarea fluxului SEAP – Odoo – WinMentor
DNS avea nevoie de o soluție care să conecteze etapele esențiale ale procesului, de la identificarea unei comenzi în SEAP până la înregistrarea acesteia în WinMentor.
Obiectivul a fost automatizarea activităților repetitive, fără eliminarea controlului comercial exercitat de echipa de vânzări.
Astfel, angajații urmau să rămână implicați în activitățile care presupun analiză, validare și decizie, iar roboții software să preia operațiunile de căutare, transfer, verificare și introducere a datelor.
Soluția implementată: Odoo și roboți RPA integrați
Împreună cu Sostenia, DNS a implementat un flux automatizat care conectează SEAP, Odoo și WinMentor.
Odoo a devenit punctul central al procesului, unde echipa comercială poate analiza ofertele, înregistra deciziile și urmări statusul comenzilor.
Preluarea automată a comenzilor din SEAP
Roboții identifică automat comenzile disponibile în SEAP, preiau informațiile necesare și generează ofertele în Odoo.
Astfel, echipa de vânzări poate realiza analiza comercială direct în sistem, fără centralizări manuale în fișiere auxiliare.
Actualizarea comenzilor în SEAP
După înregistrarea deciziei comerciale în Odoo, soluția actualizează automat informațiile corespunzătoare în SEAP.
Decizia rămâne în responsabilitatea echipei de vânzări, iar roboții preiau execuția activităților repetitive.
Transferul comenzilor confirmate în WinMentor
După confirmarea comenzii, oferta este transformată în comandă de vânzare, iar datele sunt transferate automat în WinMentor.
Astfel, comenzile pot fi preluate rapid de echipele de gestiune și depozit, fără reintroducerea manuală a informațiilor.
Automatizare fără pierderea controlului comercial
Un element important al proiectului a fost menținerea unui echilibru între automatizare și controlul operațional.
Soluția implementată nu elimină rolul echipei de vânzări. Dimpotrivă, aceasta simplifică activitatea agenților și le permite să se concentreze asupra deciziilor comerciale.
Echipa rămâne responsabilă pentru analiză și validare, în timp ce roboții preiau activitățile repetitive: identificarea comenzilor, transferul datelor, generarea ofertelor, deliberarea în SEAP, transformarea ofertelor în comenzi, introducerea comenzilor confirmate în WinMentor
Odoo funcționează ca punct central pentru analiză, validare, ofertare și urmărirea comenzilor.
Ai un flux similar în compania ta?
Dacă procesele tale implică activități repetitive, transfer manual de date sau operarea în mai multe sisteme, putem analiza împreună oportunitățile de automatizare.
Contactează-ne și programează o discuție gratuită de analiză cu unul dintre colegii noștri.
Rezultatele automatizării
În urma implementării, DNS beneficiază de un proces integrat, cu impact direct asupra vitezei, acurateței și trasabilității operaționale.
Eliminarea fișierelor Excel
Informațiile nu mai sunt centralizate manual în fișiere auxiliare, ci sunt preluate și transferate automat între SEAP, Odoo și WinMentor.
Reducerea activităților manuale repetitive
Au fost eliminate operațiuni precum identificarea manuală a comenzilor în SEAP, copierea datelor între sisteme, deliberarea în platformă și introducerea comenzilor în WinMentor.
Procesarea rapidă a comenzilor confirmate
Comenzile acceptate sunt transferate în WinMentor în maximum trei minute, astfel încât să poată fi preluate rapid de gestiune și depozit.
Acuratețe mai bună a datelor
Transferul automat reduce riscul de erori de copiere, omisiuni și diferențe între informațiile înregistrate în sistemele utilizate.
Trasabilitate operațională
Odoo oferă vizibilitate asupra întregului proces, de la ofertă și analiză internă până la acceptanță, transformarea în comandă și transferul în WinMentor.
Utilizarea mai eficientă a resurselor umane
Angajații se pot concentra pe analiză comercială, luarea deciziilor și gestionarea excepțiilor, în timp ce roboții preiau activitățile repetitive.
De la un proces manual la un flux digital integrat
Prin automatizarea fluxului SEAP → Odoo → WinMentor, DNS a transformat un proces dependent de e-mailuri, fișiere Excel și introduceri succesive de date într-un flux digital integrat, mai rapid și mai ușor de urmărit.
Soluția a redus timpul de procesare, riscul de eroare și volumul activităților manuale, oferind în același timp o vizibilitate mai bună asupra comenzilor.
Echipa de vânzări păstrează controlul asupra analizei și deciziei comerciale, iar roboții software preiau executarea rapidă și consecventă a pașilor operaționali.
Hai să discutăm despre procesul tău
Completează formularul, iar unul dintre colegii noștri te va contacta pentru o discuție gratuită de analiză. Vom înțelege cum funcționează procesul actual și vom identifica oportunitățile potrivite de automatizare.
