De la proiect livrat la factura trimisă: automatizarea procesului de facturare cu RPA
Facturarea poate însemna mult mai mult decât simpla emitere a unei facturi. În multe companii, procesul presupune verificarea informațiilor din mai multe sisteme, transferul manual al datelor, generarea documentelor și transmiterea acestora către clienți.
În cadrul Sostenia, două astfel de procese sunt automatizate cu roboți software dezvoltați de Sostenia pe tehnologie UiPath: facturarea proiectelor livrate și facturarea recurentă a abonamentelor.
Robot RPA pentru facturarea proiectelor livrate
Primul robot gestionează procesul de facturare pentru proiectele pentru care există un proces-verbal de acceptanță semnat de client.
Robotul identifică automat ciornele de facturi eligibile pentru facturare și colectează informațiile necesare din diferite zone ale sistemului: date despre contract și proiect, procesul-verbal de acceptanță, persoanele responsabile, serviciile livrate și codurile SAP asociate.
Pe baza acestor informații, robotul accesează SAP și parcurge automat pașii necesari pentru emiterea facturii:
- identifică clientul
- introduce serviciile, cantitățile și valorile
- completează mesajul personalizat de pe factură
- salvează documentul
- descarcă factura în format PDF
După emiterea facturii, robotul revine în sistemul inițial și introduce numărul documentului generat în SAP, păstrând astfel legătura dintre informațiile existente în cele două sisteme. Factura este apoi postată, iar documentul este transmis automat clientului prin e-mail.
Astfel, un proces care presupune accesarea mai multor aplicații și transferul repetat al informațiilor este executat automat, după aceleași reguli, de fiecare dată.
Robot RPA pentru facturarea abonamentelor
Cel de-al doilea robot software este dedicat facturării recurente a abonamentelor.
Robotul pornește de la o listă actualizată cu informațiile necesare procesului: clientul, numărul contractului, tipul abonamentului și adresa de e-mail.
Pentru fiecare abonament care trebuie facturat, robotul:
- identifică clientul și contractul aferent
- preia tipul de abonament și informațiile necesare facturării
- accesează SAP
- identifică template-ul corespunzător pe baza contractului sau a documentului de vânzare
- generează factura
- salvează documentul în format PDF
- transmite factura clientului printr-un mesaj personalizat
- revine în sistemul inițial și înregistrează numărul facturii generate în SAP
- postează documentul
Astfel, procesul recurent de facturare a abonamentelor este executat automat, iar informațiile rămân corelate între sistemele implicate.
Contactează-ne pentru o automatizare potrivită business-ului tău
La Sostenia, dezvoltăm roboți software adaptați fluxurilor tale, astfel încât activitățile repetitive să poată fi automatizate fără să schimbi modul în care funcționează business-ul tău.
Ce aduce automatizarea RPA într-un proces de facturare?
Valoarea unui robot software nu vine doar din automatizarea unei singure activități. În aceste două exemple, roboții dezvoltați de Sostenia conectează mai mulți pași ai aceluiași proces și transferă informația între sisteme fără ca un utilizator să fie nevoit să refacă manual fiecare operațiune.
Principalele beneficii sunt:
standardizarea procesului de facturare
reducerea activităților repetitive de introducere și transfer al datelor
reducerea riscului de erori asociate operării manuale
mai mult timp pentru activități care necesită analiză și decizie
păstrarea trasabilității între sistemele implicate
automatizarea generării și transmiterii documentelor către clienți
Automatizarea proceselor de business cu roboți software
RPA poate fi folosit pentru procese care implică mai multe aplicații și numeroase activități repetitive, fără ca sistemele existente să fie înlocuite.
La Sostenia, roboții software sunt dezvoltați pornind de la procesele și modul de lucru al fiecărei companii. Identificăm activitățile repetitive, sistemele implicate și regulile procesului, apoi construim automatizarea potrivită folosind tehnologii precum UiPath.
RPA nu înseamnă doar automatizarea unui click. Înseamnă automatizarea unui proces, de la primul pas până la rezultatul final.
Hai să discutăm despre procesele pe care le poți automatiza
Completează formularul, iar echipa noastră va analiza procesele repetitive din compania ta și va identifica unde poate fi implementată o automatizare RPA adaptată modului tău de lucru.
