În cadrul unui departament de resurse umane (HR), procesul de raportare poate fi o sarcină extrem de repetitivă și consumatoare de timp. Managerii HR trebuie să genereze lunar rapoarte pe pontaje, facturare și analize de performanță, să asigure corectitudinea datelor și să transmită rezultatele către management.
Această muncă manuală poate consuma în medie 20 de ore pe lună, afectând astfel productivitatea și lăsând mai puțin timp pentru activități strategice.
PROVOCAREA
Pentru o companie din domeniul IT, departamentului HR se confruntă cu următoarele dificultăți în gestionarea raportării:
- Generarea manuală a rapoartelor de pontaje pentru toți angajații;
- Monitorizarea MUDA (un concept de eficiență, care identifică pierderile de resurse) și raportarea acestora pe departamente și angajați;
- Crearea rapoartelor de facturare pe companie și pe departamente;
- Actualizarea manuală a fișierelor în Google Drive;
- Notificarea către managerii HR în caz de depășire a indicatorilor de performanță.
SOLUȚIA SOSTENIA: ROBOTUL SOFTWARE NICOLA
Implementarea Robotului Software Nicola pentru a automatiza aceste activități repetitive și a economisi timp prețios pentru echipa de HR. Iată cum Nicola a adus schimbări semnificative:
1. Automatizarea pontajelor: Nicola generează rapid și eficient rapoarte complete pe pontaje, eliminând erorile umane și reducând timpul necesar acestui proces de la câteva ore pe lună la minute.
2. Raportul MUDA: Rulează automat raportul MUDA la intervale regulate (săptămânal și lunar) și ajută la identificarea pierderilor la nivel de angajat și departament.
3. Facturarea lunară și anuală: Cu Nicola, facturarea pe companie și pe departamente este complet automatizată. Rapoartele sunt generate la intervale prestabilite și trimise către echipa financiară fără necesitatea intervenției manuale.
4. Actualizarea automată a fișierelor: Completează fișierul de bază în drive, asigurând că toate datele relevante sunt actualizate corect și în timp real, eliminând nevoia de input manual.
5. Notificările automate: Transmite automat emailuri de atenționare către managerul HR ori de câte ori sunt detectate depășiri ale indicatorilor MUDA, facilitând monitorizarea eficientă a performanțelor.
6. Grafic de performanță: Nicola creează grafice detaliate pe departamente și angajați, oferind o vizualizare clară a performanțelor și a zonelor care necesită îmbunătățiri.
REZULTATE
După implementarea Robotului Software Nicola, echipa HR a raportat o reducere semnificativă a timpului petrecut pentru raportare. Aproximativ 20 de ore pe lună au fost economisite, timp care a fost alocat activităților strategice, precum dezvoltarea talentelor și planificarea forței de muncă.
De asemenea, nivelul de acuratețe al rapoartelor a crescut, iar echipa HR a beneficiat de un proces de luare a deciziilor mai rapid și mai informat, datorită actualizărilor și notificărilor automate furnizate de Nicola.
Implementarea unui robot software precum Nicola nu doar că aduce o reducere semnificativă a timpului dedicat sarcinilor repetitive, dar permite și echipelor de HR să se concentreze pe aspecte mai importante și să contribuie la îmbunătățirea performanței organizaționale.
Vestea bună este că Nicola poate fi personalizată în funcție de nevoile specifice ale fiecărui flux operațional, oferind o soluție de automatizare completă și eficientă.
Dacă raportarea și generarea de rapoarte te împovărează, lasă Roboții Software să facă această muncă în locul tău.
Vrei și tu să economisești timp prețios în generarea rapoartelor de HR?
Lasă sarcinile repetitive în grija Roboților Software.
Află ce procese poți automatiza!